Die tägliche Rechnungsflut: Ein manueller Prozess mit Tücken
In vielen Unternehmen gleicht die Verarbeitung eingehender Rechnungen noch immer einem Marathon: E-Mails öffnen, Anhänge speichern, Daten mühsam manuell abtippen, Rechnungen physisch oder per E-Mail zur Genehmigung weiterleiten, im ERP-System verbuchen und schließlich archivieren. Dieser Prozess ist nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Zahlendreher, übersehene Skontofristen oder Verzögerungen im Genehmigungsprozess kosten bares Geld und Nerven – und binden wertvolle Mitarbeiterkapazitäten in der Kreditorenbuchhaltung.
Doch es geht auch anders! Mit den intelligenten Werkzeugen der Microsoft Power Platform, insbesondere Power Automate und dem AI Builder, lässt sich der gesamte Prozess der automatisierten Rechnungsverarbeitung digitalisieren und optimieren.
Der automatisierte Workflow: Von der E-Mail zur Buchung
Stellen Sie sich folgenden, vollautomatisierten Ablauf vor, den wir bei applied technologies für unsere Kunden realisieren, um Rechnungen automatisiert mit Power Automate zu verarbeiten:
- E-Mail-Eingang & Trigger: Eine Lieferantenrechnung trifft als PDF-Anhang in einem dedizierten Postfach (z.B. rechnungen@ihre-firma.de) ein. Ein Power Automate Cloud Flow wird automatisch ausgelöst.
- Dokumentenablage: Der Flow speichert den Rechnungsanhang sicher in einer vordefinierten SharePoint-Dokumentenbibliothek oder auf OneDrive for Business.
- Intelligente Datenerkennung (AI Builder): Power Automate übergibt die Rechnung an das vortrainierte AI Builder-Modell zur Rechnungsverarbeitung. Dieses erkennt und extrahiert mittels künstlicher Intelligenz und OCR-Technologie zuverlässig Schlüsselinformationen wie Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträge (Netto, Steuer, Brutto), Bestellnummer, IBAN etc. – auch bei unterschiedlichen Rechnungslayouts.
- Validierung & Anreicherung (Optional): Die extrahierten Daten können automatisch gegen Stammdaten in Ihrem ERP-System geprüft werden (z.B. Kreditor vorhanden? IBAN korrekt?). Fehlende Informationen wie Kostenstellen können ggf. basierend auf Regeln ergänzt werden.
- ERP-Buchung: Sind die Daten plausibel, übermittelt Power Automate die extrahierten Rechnungsdaten an Ihr ERP-System. Dies kann über Standard-Konnektoren (z.B. für Dynamics 365 Business Central oder Finance & Operations) oder bei Bedarf auch mittels Robotic Process Automation (RPA) mit Power Automate Desktop Flows für Systeme ohne moderne Schnittstelle (z.B. ältere SAP-Versionen oder Individualsoftware) erfolgen. Die Rechnung wird im ERP als Entwurf oder zur Prüfung angelegt.
- Dynamischer Genehmigungsworkflow: Basierend auf dem Rechnungsbetrag, der Kostenstelle oder anderen Kriterien startet Power Automate einen Genehmigungsprozess über Power Automate Approvals. Zuständige Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung z.B. in Microsoft Teams oder Outlook und können die Rechnung direkt dort prüfen und freigeben oder ablehnen – inklusive Link zum Originaldokument in SharePoint.
- Abschluss & Archivierung: Nach erfolgter Genehmigung wird der Status im ERP-System aktualisiert (z.B. zur Zahlung freigegeben), der Genehmigungsvermerk gespeichert und die Originalrechnung revisionssicher in SharePoint archiviert – versehen mit allen relevanten Metadaten aus dem Prozess.
Die Schlüsseltechnologien im Einsatz
Die folgenden Schlüsseltechnologien kommen bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung zum Einsatz:
- Power Automate: Orchestriert den gesamten Prozess (Cloud & ggf. Desktop Flows).
- AI Builder: Sorgt für die intelligente Extraktion der Rechnungsdaten (KI/OCR).
- SharePoint Online / OneDrive: Dient als sicheres Dokumentenarchiv.
- Power Automate Approvals / Teams / Outlook: Ermöglichen den benutzerfreundlichen Genehmigungsprozess.
- Konnektoren / RPA: Stellen die Verbindung zum ERP-System her.
- (Optional) Dataverse: Kann zur Speicherung von Prozessmetadaten oder Konfigurationen genutzt werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Massive Effizienzsteigerung: Reduzierung der manuellen Bearbeitungszeit pro Rechnung um bis zu 80-90%.
- Deutliche Kostensenkung: Geringere Prozesskosten und bessere Nutzung von Skontofristen.
- Minimierung von Fehlern: Vermeidung von Tippfehlern bei der Dateneingabe.
- Schnellere Durchlaufzeiten: Beschleunigte Rechnungsprüfung und -freigabe.
- Volle Transparenz: Jederzeitiger Überblick über den Status jeder Rechnung.
- Verbesserte Compliance: Standardisierte, nachvollziehbare Prozesse.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Entlastung der Buchhaltung von monotoner Datenerfassung.
Ihr Weg zur automatisierten Rechnungsverarbeitung mit applied technologies
Die Einführung einer solchen Automatisierungslösung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Als erfahrener Microsoft Power Platform Partner unterstützt Sie applied technologies bundesweit von unseren Standorten in Essen und Berlin aus:
- Prozessanalyse: Gemeinsame Aufnahme Ihres aktuellen Rechnungsverarbeitungsprozesses und Identifikation von Optimierungspotenzialen.
- Lösungskonzeption: Entwurf des maßgeschneiderten Automatisierungs-Workflows unter Berücksichtigung Ihrer Systemlandschaft (insbesondere Ihres ERP-Systems).
- Implementierung: Einrichtung und Konfiguration von Power Automate, AI Builder, SharePoint und der ERP-Anbindung.
- Training & Rollout: Schulung Ihrer Mitarbeiter und Begleitung der Einführung.
- Support & Weiterentwicklung: Laufende Betreuung und Optimierung Ihrer Lösung.
Machen Sie den ersten Schritt!
Möchten Sie erfahren, wie auch Ihr Unternehmen von der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit Microsoft Power Automate und AI Builder profitieren kann?
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