Die Bauphase steuern, ohne das Projekt neu anzulegen

Terminänderungen werden entschieden

Bestimmte Änderungen im Terminplan lösen Freigabeprozesse aus, beispielsweise das Verschieben eines Meilensteins. Terminänderungen mit Auswirkung auf verbindliche Zusagen werden damit nicht still vorgenommen.

Für die Bewertung stehen Auswirkungsanalyse und Szenarien zur Verfügung, dazu Baseline und Planversionen als festgeschriebene Vergleichsstände.

Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Jeder Mitarbeiter wird mit seiner Wochenarbeitszeit erfasst. Arbeitspakete werden Ressourcen zugewiesen, und im Gantt lässt sich eine Leiste einblenden, die die Auslastung über die Zeit darstellt. Urlaube und geplante Ausfallzeiten fließen ein.

Entscheidend ist die projektübergreifende Sicht. Ressourcen stehen nicht je Projekt zur Verfügung, sondern im Unternehmen. Überlastung entsteht deshalb selten innerhalb eines Vorhabens, sondern zwischen Vorhaben: derselbe Genehmigungsplaner, dieselbe Bauleitung, dieselbe Fachkraft für den Netzanschluss wird in drei Projekten gleichzeitig eingeplant, und in keinem der drei Pläne ist das erkennbar.

• Die Arbeitspakete mehrerer Vorhaben werden in einer Planungssicht dargestellt und die Auslastung über alle einbezogenen Projekte gebildet
• Vorgänge lassen sich unmittelbar in dieser Sicht verschieben und Zuordnungen umverteilen. Der Konflikt wird dort aufgelöst, wo er sichtbar wird
• Welche Vorhaben einbezogen werden, steuern Projektstatus und Projektlabel

Aus geplantem Aufwand und Terminlage ergibt sich die Sollplanung je Mitarbeiter, ohne dass eine gesonderte Personaleinsatzplanung geführt werden muss. Der Abgleich mit den Istzeiten erfolgt über die integrierte Arbeitszeiterfassung oder über die Anbindung eines bestehenden Systems. Für den zweiten Weg gilt eine Voraussetzung: Das vorhandene System muss auf Projekt- oder besser Arbeitspaketebene buchen. Sonst bleibt der Vergleich auf der Personenebene und liefert keine Aussage je Vorhaben.

Meilensteine und Stage-Gate-Prüfung

Meilensteine sind ein eigener Arbeitspakettyp. Sie haben keine Dauer, sondern markieren einen Zustand: Flächensicherung abgeschlossen, Genehmigung erteilt, Baufreigabe erteilt, Inbetriebnahme erfolgt.

Wird ein Meilenstein auf erfüllt gesetzt, startet ein Prozess, der prüft, ob die notwendigen Informationen vorliegen. Typische Prüfungen sind das Vorliegen von Genehmigungen und Gutachten, der erreichte Flächensicherungsgrad, abgeschlossene Vorgänger-Arbeitspakete, erledigte vertragliche Bestimmungen oder ein freigegebener Dokumentenstand.

• Frei abstufbare Tiefe: ein Gate kann offen sein, eine einzelne Bedingung abfragen oder mehrere Prüfpunkte zusammenfassen. Zwischen diesen Ausprägungen liegt kein Bruch.
• Freigabewege je Gate: sequenziell nacheinander, wobei eine Ablehnung den Durchlauf beendet, oder alternierend, wobei die Zustimmung einer Person aus einem definierten Kreis genügt. Damit sind Vertretungsregelungen abgebildet.
• Anfrage an Rollen statt an Namen: der Freigabeweg bleibt bei Personalwechsel und Umorganisation gültig.
• Blockierend oder hinweisend: harte Sperre für Nachweise, die rechtlich oder vertraglich zwingend sind, begründungspflichtiger Hinweis für alles Übrige.
• Nachvollziehbarkeit: Ergebnis, Zeitpunkt und Begründung werden protokolliert. Auch Jahre später ist belegbar, auf welcher Grundlage ein Phasenübergang freigegeben wurde.

Ein Hinweis aus der Praxis: Je Gate sollten 5 bis 8 Nachweise bleiben, die wirklich entscheidungsrelevant sind. Ein Gate, das 30 Bedingungen prüft, wird umgangen, indem der Meilenstein später gesetzt wird, als er erreicht war. Damit verliert nicht nur das Gate seine Wirkung, sondern auch die Terminhistorie ihre Aussagekraft.

Lieferanten, Anfragen, Bestellungen

• Bestellanforderung: interner Startpunkt für die Beschaffung, auch für die Teilfremdvergabe einzelner Positionen. Damit bleibt transparent, welche Anteile intern erbracht und welche extern beschafft werden.
• Lieferantenlisten: Klassifizierung über Kategorien sowie Qualifizierungs- und Compliance-Angaben, darunter Code of Conduct, Arbeitssicherheit und wiederkehrende Requalifizierung.
• Angebotsanfrage: je Lieferant erstellt, per E-Mail versendet und im System protokolliert, sodass Fristen, Rückfragen und Stand nachvollziehbar bleiben. Optional mit Empfangsbestätigung und automatischer Erinnerung nach definiertem Zeitraum.
• Lieferangebote: werden an der Anfrage erfasst, verglichen und bewertet, etwa nach Preis, Lieferzeit und Verfügbarkeit.
• Bestellung: entsteht aus der Anfrage, übernimmt die ausgewählten Positionen und wird mit Status und Terminen bis zur Eingangsrechnung verfolgt.

Die Bestellung wird dem Asset beziehungsweise dem Projekt zugeordnet. Beschaffte Fremdleistungen, Material und Liefertermine bleiben damit je Anlage transparent, auch bei späteren Fragen zu Gewährleistung oder Wiederholfehlern.

Errichtungshistorie je Anlage

Arbeitspakete können auf eine Anlage verweisen. An der Anlage ist damit erkennbar, welche Arbeitspakete sie betreffen und wie weit sie fortgeschritten sind: Fundament, Errichtung, Montage, Inbetriebnahme je Anlage statt nur je Gewerk.

Weil an den Arbeitspaketen auch die Finanzberichtspositionen hängen, sind die Kosten zugleich anlagenscharf auswertbar. Und weil die Anlage nach der Inbetriebnahme derselbe Datensatz bleibt, steht ihre Errichtungshistorie dauerhaft an ihr zur Verfügung.

Der Übergang in den Betrieb

Die technischen Objekte sind keine Planungsdaten. Es sind dieselben Anlagen, die nach der Inbetriebnahme im Asset Management geführt werden: derselbe Datensatz, dieselbe Kennung, dieselbe Historie.

Mit kommen Anlagentyp, Nennleistung, Nabenhöhe, Rotordurchmesser und Koordinaten, die verwendeten Komponententypen mit Datenblättern und Zertifikaten, der Netzanschluss mit seinem Umspannwerk, die Zuordnung zu den Projektflurstücken und damit zu den Nutzungsverträgen sowie die Errichtungshistorie aus dem Projektstrukturplan.

Ein Hinweis, der später viel Arbeit spart: Anlagen sollten bereits in der Entwicklung mit ihrer endgültigen Bezeichnungssystematik angelegt werden. Diese Kennung bleibt über den gesamten Lebenszyklus erhalten und kehrt in Verträgen, Genehmigungen, Abrechnungen und Betriebsdaten wieder. Eine Umbenennung nach Inbetriebnahme ist technisch möglich, entwertet aber alle Unterlagen, die die alte Bezeichnung tragen.