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Pachtabrechnung automatisieren: vom Entgeltsatz bis zur Zahlungsanlage
Für Betreiber und kaufmännische Betriebsführer von Wind- und Solarparks. Aus den vereinbarten Sätzen entstehen die Entgelte je Vertrag, daraus der Zahlungslauf, die SEPA-Datei und der Nachweis für den Verpächter.
Die Pachtabrechnung gehört zum Bereich Common von Business Essentials RE, der Branchenlösung für Wind- und Solarparks auf Microsoft Power Platform. Die Module des Bereichs sind einzeln einsetzbar.
Kurzdemo anfordern (15 Minuten) Potenzialgespräch vereinbarenDer Anruf kommt wegen der Anlage, nicht wegen des Betrags
Pacht ist für einen Park der größte wiederkehrende Auszahlungsblock und zugleich die häufigste Quelle für Rückfragen. Meist geht es nicht um die Summe selbst, sondern darum, wie sie zustande kommt.
Ein Vertrag umfasst mehrere Flurstücke, mit Standortflächen, Wegen und Kabeltrassen. Dazu kommen ein erlösunabhängiger und ein erlösabhängiger Vergütungsbestandteil, jeder mit eigenen Sätzen je Zeitperiode.
Wird das in Tabellen gerechnet, stimmt der überwiesene Betrag oft. Nur lässt er sich am Telefon nicht in zwei Minuten herleiten. Und jede Eigentümerfamilie hat ihre eigene Frage.
Was sich ändert
Vertrag, Fläche, Entgelt, Zahlung und Nachweis stammen aus derselben Datenbasis. Der Nachweis wird damit nicht nachträglich erstellt, sondern entsteht mit dem Zahlungslauf.
Die Zahlungsanlage schlüsselt je Flurstück auf
Der Eigentümer sieht, welche Fläche mit welchem Betrag in seine Zahlung eingeht, getrennt nach Mindestnutzungsentgelt und Nutzungsentgelt. Das ist das Dokument, das in der Praxis die meisten Rückfragen vermeidet.
Der Vertragsumfang ist ablesbar
Rollup-Felder summieren am Nutzungsvertrag die Flächen, die Wege, die Kabeltrassen und die Anzahl der zugeordneten Projektflurstücke. Für Vergleiche und Verhandlungen braucht es keine Auswertung der Einzelpositionen.
Der Zahlungslauf ersetzt die Einzelüberweisung
Aus den ermittelten Entgelten entstehen die Pachtzahlungen, daraus eine SEPA-Sammelüberweisung als XML-Datei für das Online-Banking. Jede Zahlung trägt ihren Status.
Vertragliche und dingliche Sicherung nebeneinander
Zwei Power-BI-Übersichten stellen gegenüber, welche Flächen über den Nutzungsvertrag gesichert sind und welche über Dienstbarkeit, Grundbuch und Baulast. Sichtbar wird, wo eine Sicherungsart noch fehlt.
[BILD: Zahlungsanlage mit Aufschlüsselung je Projektflurstück]
So arbeitet das Modul
Der Nutzungsvertrag ist der Ausgangspunkt
Pacht- und Nutzungsverträge werden im System geführt und sind aus dem Projekt oder aus der Vertragsliste erreichbar. Festgehalten werden unter anderem Grund und Zweck des Vertrags sowie sein aktueller Status.
- Vertragspartner: werden bei der Anlage automatisch aus den Eigentümerdaten gesetzt beziehungsweise gegen den vorhandenen Bestand abgesichert. Verträge ohne eindeutige Gegenseite werden dadurch vermieden.
- Kennzahlen am Vertrag: Rollup-Felder summieren Flächen, Wege, Kabeltrassen und die Anzahl der Projektflurstücke.
- Assetbezug: Jeder Vertrag wird mit den zugehörigen Anlagen verknüpft. Damit entsteht die Brücke zur operativen Ebene, also zu Tickets, Alarmen und Arbeitsaufträgen im Kontext derselben Anlage.
- Dokumente: Am Vertrag öffnet ein Button den zugehörigen SharePoint-Ordner direkt.
Die Verträge selbst müssen nicht von Hand angelegt werden. Ihre automatisierte Erzeugung aus Projektflurstücken und Eigentümerdaten gehört zur Flächensicherung im Bereich Develop. Für Nutzungsverträge stehen Word-Vorlagen bereit; die erzeugten Dokumente werden als Word-Datei und bei Bedarf als PDF im SharePoint-Ordner des Vertrags abgelegt.
Phasenbezogene Projektinformationen für Pacht
Am Projekt werden die pachtrelevanten Angaben in eigenen Informationssätzen geführt, etwa die Anteile von Standortpacht, Flächenpacht sowie Zuwegung und Kranstellflächen. Die Fachrolle sieht damit ihre Felder, ohne dass das Projektformular mit Angaben aus anderen Phasen überfrachtet wird.
Zwei Vergütungsbestandteile, getrennt geführt
Ein Nutzungsvertrag hat in der Regel 2 Bestandteile. Beide werden über Sätze je Zeitperiode erfasst, aus denen die Beträge je Vertrag ermittelt werden.
- Mindestnutzungsentgelt: der erlösunabhängige Bestandteil. Die Sätze werden je Zeitperiode erfasst, daraus wird das Entgelt für die zugeordneten Verträge erzeugt.
- Nutzungsentgelt: der erlösabhängige Bestandteil. Grundlage sind die Sätze beziehungsweise Einspeisetarife je Zeitperiode und die Jahresstromerzeugung.
Die Bezeichnungen entsprechen dabei denen, die in den Nutzungsverträgen selbst verwendet werden. Das klingt nebensächlich, erspart aber im Gespräch mit dem Eigentümer die Übersetzung zwischen Vertragstext und Abrechnung.
Pachtzahlungslauf und Pachtzahlungen
Der Pachtzahlungslauf erzeugt für ein Projekt aus Mindestnutzungsentgelt und Nutzungsentgelt die zugehörigen Pachtzahlungen. Er dient als Klammer über die Zahlungen eines Durchgangs.
Pachtzahlungen können auch manuell angelegt werden, etwa für Sonderfälle. Neben den kommerziellen Angaben trägt jede Zahlung einen Status, sodass Rückläufer und offene Positionen nachvollziehbar bleiben.
SEPA-Sammelüberweisung
Die relevanten Pachtzahlungen werden gefiltert oder ausgewählt, daraus entsteht eine Sammelüberweisung. Sie wird als SEPA-XML-Datei exportiert und im Online-Banking-Portal zur Überweisung genutzt.
Die Zahlungsanlage
Die Zahlungsanlage ist der Nachweis, den der Verpächter zu seiner Zahlung erhält. Sie schlüsselt auf, wie sich der überwiesene Betrag zusammensetzt. In der Praxis ist sie das Dokument, das die meisten Rückfragen vermeidet oder auslöst.
- Erzeugung aus dem Nutzungsvertrag: Vertragsstand und Abrechnungsnachweis stammen damit aus derselben Datenbasis.
- Aufschlüsselung je Projektflurstück: ausgewiesen werden je Flurstück die Mindestnutzungsentgelte und die Nutzungsentgelte.
- Eigener SharePoint-Ordner je Vertrag: die Nachweise mehrerer Abrechnungsperioden liegen vertragsbezogen beieinander und sind bei Rückfragen unmittelbar auffindbar.
Ein Hinweis aus der Praxis: Die Zahlungsanlage sollte immer gemeinsam mit dem Zahlungslauf erzeugt und abgelegt werden, nicht erst auf Nachfrage des Eigentümers. Wird sie nachträglich erstellt, weichen die zugrunde liegenden Stammdaten möglicherweise bereits vom Stand der Zahlung ab.
Dienstbarkeiten und die dingliche Sicherung
Zu einem Pachtvertrag können Dienstbarkeiten erfasst und angezeigt werden. In den Pachtkontexten lassen sich Flurstücke, Verträge und Sicherungsobjekte gemeinsam auswerten.
Zwei Power-BI-Übersichten stellen die vertragliche Sicherung über den Nutzungsvertrag und die dingliche Sicherung über Dienstbarkeit, Grundbuch und Baulast gegenüber. Sichtbar wird, welche Flächen vollständig gesichert sind, wo eine Sicherungsart noch fehlt und welche Vorgänge dafür offen sind. Das ist die Grundlage für Finanzierungsgespräche und für die Steuerung der verbleibenden Arbeit. Die Reportkomponenten sind miteinander vernetzt, ein Filter wirkt auf alle.
Dokumentenerzeugung
Für die Pachtabrechnung steht eine Dokumentenvorlage bereit, die für spontane und für zyklische Prozesse genutzt wird. Sie besteht aus Kopfinformationen und positionsbezogenen Informationen in Listenform. Für die Automatisierung werden alle relevanten Daten gelesen, in eine dokumentengerechte Form gebracht und an die Vorlage übergeben.
[BILD: Pachtstatus Power BI, vertragliche und dingliche Sicherung]
Der Pachtzahlungslauf in 5 Schritten
So sieht eine Abrechnungsperiode nach der Einführung aus.
1. Die Sätze stehen fest
Mindestnutzungsentgelt und Nutzungsentgelt sind je Zeitperiode erfasst, mit den Bezeichnungen aus den Verträgen.
2. Die Entgelte je Vertrag entstehen
Aus den Sätzen und, beim erlösabhängigen Teil, aus der Jahresstromerzeugung werden die Beträge für die zugeordneten Verträge erzeugt.
3. Der Lauf erzeugt die Zahlungen
Je Projekt entstehen die Pachtzahlungen mit ihren kommerziellen Angaben und ihrem Status.
4. Die SEPA-Datei geht ins Banking
Die ausgewählten Zahlungen werden zu einer Sammelüberweisung zusammengefasst und als XML exportiert.
5. Die Zahlungsanlage geht an den Verpächter
Erzeugt aus dem Nutzungsvertrag, aufgeschlüsselt je Projektflurstück, abgelegt im Vertragsordner. Am besten im selben Arbeitsgang wie der Lauf.
Wo die Pachtabrechnung im System steht
Business Essentials RE ist modular aufgebaut. Die Module sind drei Bereichen zugeordnet und unabhängig voneinander nutzbar. Sie entscheiden, womit Sie anfangen.
Common · Übergreifende Module
Hier steht die Pachtabrechnung, gemeinsam mit Kontakten, Verträgen, Einkauf, Fakturierung und Finanzmanagement.
Pachtabrechnung (diese Seite) · Finanzsteuerung im Projekt · Wire und Mittelabruf
Develop · Projektentwicklung und Bau
Dort entstehen die Flurstücke, die Eigentümerdaten und die Nutzungsverträge, mit denen die Abrechnung arbeitet.
O&M · Betrieb und Instandhaltung
Asset Management, Störungsbetrieb, Instandhaltung, Erlössicherung und Gesellschafterverwaltung. Der Pachtvertrag hängt an derselben Anlage.
Technische Betriebsführung · Instandhaltung und Einsatzplanung · Redispatch-Entschädigung · Kommanditistenverwaltung
Ein häufiges Missverständnis räumen wir gleich aus: Pachtabrechnung und Gesellschafterausschüttung sind zwei verschiedene Dinge. Die eine geht an Grundstückseigentümer, die andere an die Kommanditisten der Betreibergesellschaft. Mechanisch ähneln sich beide Läufe, fachlich sind es getrennte Module.
Was das Modul nicht tut
Wir sagen das lieber vorher als in der Demo.
- Es ermittelt und bewertet keine marktüblichen Pachthöhen.
- Es vermittelt keine Flächen und ersetzt keine Flächenakquise.
- Es ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Die Zahlung geht über das Online-Banking, die Buchung bleibt im führenden Finanzsystem.
Zur Übersicht: apptech Business Essentials RE →
Können Sie eine Pachtzahlung in zwei Minuten herleiten?
In 15 Minuten zeigen wir Ihnen einen Nutzungsvertrag mit mehreren Flurstücken, den Zahlungslauf dazu und die Zahlungsanlage, die der Eigentümer bekommt. Danach wissen Sie, ob es zu Ihren Verträgen passt.
Kurzdemo anfordern (15 Minuten)Oder rufen Sie an: +49 201 8127 334