Klassisches vs. modernes Reporting
Das Erstellen von Dokumenten bzw. PDFs gehört zu den Standardaufgaben einer Business Applikation. Interessanter wird es bei mehrseitigen Reports oder bei moderneren, interaktiven Darstellungen der Reportdaten. In diesem Blog-Beitrag geben wir einen Überblick über die aktuellen Reporting Optionen mit Dynamics 365 und Power Apps.
Im weiteren Verlauf wird der Begriff Power App verwendet. Die vorgestellten Optionen sind auch für die 1st Party Microsoft Apps wie Sales, Service oder Marketing verfügbar.
Der klassische PDF Report
Das Reporting einer Power App beruht im Grunde auf den SQL Server Reporting Services (SSRS). In der Online Welt wird die Instanz der Reporting Services im Rahmen der Power App mitgeliefert und von Microsoft gehostet. Auf die Funktionen der Reporting Services wird hier nicht eingegangen. Im Netz findet man mehr als ausreichend Informationen zu diesem Thema.
Aktuell können nur Reports genutzt werden, die das klassische Fetch XML verwenden. Zur Reporterstellung kann Visual Studio inkl. Extensionen verwendet werden oder der Report Builder als Standalone Variante.
Die Limits der Reporting Services
Wie bei Reporting Lösungen üblich ist es nicht vorgesehen, die Vorlagen von Einsatz zu Einsatz zu ändern oder zu ergänzen. Insbesondere im Sales Bereich sollen die CRM Daten für ein Angebot häufig mit größeren Angebotstexten oder Produktbeschreibungen verschnitten werden. Möchte man also die Vorlagen individualisieren z.B. für ein spezielles, komplexeres Kundenangebot, bieten die vorgestellten Optionen keine optimale Lösung.
Dieser Anwendungsfall gehört nicht zu den klassischen Reporting Aufgaben; er gehört aber in den Bereich der Dokumentenerzeugung und wird deswegen hier erwähnt.
Ebenso wenig besteht bei der nativen Power App Variante die Möglichkeit, die Reporterstellung zu automatisieren, d.h. regelmäßig die Reports zu erzeugen, als PDF zu exportieren und abzuspeichern. Die Anbindung eines lokalen Druckers von einer Cloud Applikation kann eine weitere Aufgabe darstellen.
Alternative 1: Word Vorlagen
Es besteht die Möglichkeit, Word oder Excel als Basis für das Reporting zu nutzen. Für jede Entität kann eine Vorlage heruntergeladen werden. Ein Assistenz Dialog unterstützt bei der Auswahl weiterer, benötigter Entitäten.
In Word aktiviert man den "Developer" Tab und sieht eine Auflistung der vorher gewählten Entitäten. Nun kann komfortabel der Prosatext mit den Entitäten kombiniert werden. Eine Möglichkeit zur Erzeugung von Listen gehört ebenfalls zum Funktionsumfang. Als Resultat erhält man ein Word Dokument, das sowohl die Texte der Vorlagen als auch die Inhalte der Power App nutzt, um ein neues Word Dokument zu erzeugen.
Automatisierung via Power Automate
Microsoft bietet mit Power Automate die Möglichkeit, die Dokumentenerzeugung via Word Templates zu automatisieren und im Anschluss das Dokument zu versenden und zu sichern. Über einen eigenen Connector werden in diesem Fall die Datenquellen übergeben.
Alternative 2: Power BI
Power BI erfreut sich einer stetig wachsenden Beliebtheit und ist Microsofts Werkzeug Nummer 1 im Bereich Analyse und Reporting. Innerhalb von Power BI unterscheidet man die modernen, interaktiven Reports und klassische, paginierte Reports.
Power BI Reports
Power BI verbindet sich über einen eigenen Connector zur Power Platform. Ein Assistent führt über mehrere Schritte zur Übersicht der Entitäten.
In der Übersicht können die gewünschten Entitäten für das Reporting ausgewählt werden. Danach können in gewohnter Manier im Power BI Report die Auswertungen erzeugt werden. Ein Power BI Report ist für ein interaktives Arbeiten gedacht. Klassische - unter anderen auch mehrseitige - Reports gehören nicht zum gedachten Funktionsumfang. Dafür stellt Microsoft die Power BI Paginated Reports bereit.
Power BI Paginated Reports
Die Paginated Reports decken den klassischen Bereich des Reportings ab. Die Wurzeln liegen in den SQL Server Reporting Services. Im Gegensatz zu den Standardreports nutzen sie die REST API. Für Einsteiger sicherlich die dankbarere Alternative als Fetch XML.
Ist die Datenquelle erstellt, kann mit dem Report Designer weitergearbeitet werden. Die Erstellung des Reports erfolgt über die überarbeitete Oberfläche des Power BI Report Builder. Insgesamt orientiert sich die Gestaltung der Benutzeroberfläche bei Power BI Produkten an den Office 365 Produkten.
Benötigte Lizenzen
Die Nutzung der Paginated Reports sind an die Power BI Premium Lizenz geknüpft. Aktuell listet die Microsoft Power BI Preisseite Kosten von rund 4.300 EUR pro Monat für die Premium Lizenz. Auf den ersten Blick scheint dieser Preis die Paginated Reports für das hier beschriebene Szenario zu disqualifizieren.
Alternativ können Power BI Embedded Kapazitäten genutzt werden. Die Kosten für die Einstiegsvariante für Power BI Embedded betragen rund 640 EUR für einen Monat. Zudem kann die Kapazität auf Stundenbasis genutzt werden.
Häufig kann die Dokumentenerzeugung zu festgelegten Zeiten durchgeführt werden. Damit lassen sich die Kosten weiter reduzieren. Über ein passendes Kapazitätsmanagement können sowohl spontane als auch zyklische Geschäftsprozesse abgebildet werden.
Alternative 3: MSCRM Addons Documents Core Pack, XpertDoc, ZAP Report Scheduler
Die oben beschriebenen Möglichkeiten sind nach und nach für eine Power App bzw. früher für Dynamics CRM bereitgestellt worden. Während dieser Entwicklung sind auf dem Marktplatz umfangreiche Lösungen entstanden, die bei der Dokumentenerzeugung wertvolle Dienste leisten und über den von Microsoft angebotenen Funktionsumfang hinausgehen.
Der ZAP Report Scheduler erlaubt die Automatisierung der Erzeugung und Speicherung von Reports.
XpertDoc und das Documents Core Pack konzentrieren sich auf Microsoft Word als Basis für die Dokumentenerzeugung.
Diese Angebote sind kostenpflichtig.
Fazit
Welche Alternative für die Dokumentenerzeugung genutzt wird, hängt - wie immer - von der jeweiligen Situation ab. Für eine erste Klassifizierung können folgende Punkte genutzt werden:
- Werden einseitige oder mehrseitige Reports benötigt?
- Muss in den generierten Dokumenten noch gearbeitet werden?
- Inwieweit spielt die Prozessautomatisierung ein Rolle?
- Sollen die Dokumente direkt gedruckt werden?
Generell ist die Verfügbarkeit diverser Optionen auf der Power Plattform von großem Vorteil. Es zeigt wieder einmal die Reife, die diese Applikationsplattform mittlerweile erreicht hat.